新しい業務を任された時や、初めて使うシステムの操作に戸惑った時。
正直に「やり方が分からない」と伝えたいけれど、「そのまま言うのは失礼かな？」「能力不足だと思われないかな…」と、言葉選びに迷ってしまった経験はありませんか？
ビジネスシーンにおいて、分からないことを隠して自己判断で進めるのは最も危険です。しかし、聞き方一つで「勉強熱心な人」と思われるか、「頼りない人」と思われるかが分かれてしまいます。
この記事では、相手に失礼にならず、かつスマートに聞こえる、ビジネスシーンでの正しい「分からない」の伝え方と言い換えフレーズを、そのまま使える例文と共に紹介します。
結論：まずはこの3つを覚えよう！鉄板の言い換えフレーズ
「やり方を教えてください」を丁寧に言う場合、基本となるのは以下の3つの表現です。これらを覚えておくだけで、大抵の場面は乗り切れます。
- ご教示（きょうじ）いただけますでしょうか
- 用途: 最も汎用性が高い。知識、方法、手段などを教えてほしい時に使います。
- 例: 「申請の手順についてご教示いただけますでしょうか」
- ご指導（しどう）いただけますでしょうか
- 用途: 上司や先輩など、目上の人に対して使います。単なる知識だけでなく、方向性や心構えなどを教えてほしい時に適しています。
- 例: 「今後の進め方について、ご指導いただけますでしょうか」
- ご指南（しなん）いただけますでしょうか
- 用途: 武道や芸能など、専門的な技術や知識を教えてもらう時に使います。一般的なビジネスメールではあまり使いませんが、敬意を強調したい時に使われることもあります。
【状況別】コピペで使える！「やり方」を聞く時のメール・口頭例文
状況に合わせて使い分けられるよう、具体的なシーン別の例文を用意しました。メールやチャット、口頭での依頼に活用してください。
上司や先輩に業務の進め方を聞く時
単に「分かりません」と言うのではなく、「教えてもらいたい」という前向きな姿勢を示しましょう。
- 例文:
「〇〇の件につきまして、進め方についてご相談させていただけますでしょうか。お忙しいところ恐縮ですが、ご指導いただけますと幸いです。」
システムやツールの操作方法を聞く時
具体的な操作手順が不明な場合は、「ご教示」を使うのがスムーズです。
- 例文:
「新システムの登録手順について、不明点がございます。マニュアルを拝見したのですが、〇〇の設定方法について理解が及ばず、ご教示いただけますでしょうか。」
初めての業務で「不慣れ」を理由に聞く時
初めてのことで自信がない場合は、「不慣れ」というクッション言葉を使うと、謙虚さが伝わります。
- 例文:
「本業務については不慣れな点が多く、ご迷惑をおかけして申し訳ございません。〇〇の手順について、詳しくご教示いただけますでしょうか。」
自分の「勉強不足」を詫びつつ質問する時
以前聞いたかもしれない、あるいは常識かもしれないことを聞く場合のフレーズです。
- 例文:
「私の勉強不足で大変恐縮ですが、〇〇の件について改めて確認させていただけますでしょうか。初歩的な質問で申し訳ございません。」
脱・幼稚な表現！「やり方」をビジネス用語に変換しよう
「やり方」という言葉自体は間違いではありませんが、ビジネスシーンでは少し子供っぽい、あるいはカジュアルすぎる印象を与えることがあります。
対象に合わせて、より適切な名詞に変換しましょう。
- 「やり方」の言い換え
- 手順: 具体的なステップや順番。（例：登録の手順）
- 方法: 物事を行う手段。（例：解決の方法）
- 進め方: 業務やプロジェクトの進行プロセス。（例：今後の進め方）
- 操作方法: 機械やシステムの扱い方。（例：管理画面の操作方法）
- フロー: 業務の流れ。（例：承認フロー）
- 「分からない」の言い換え
- 不明点がある: 「分からないところがある」の丁寧な表現。
- 理解が及ばない: 自分の能力不足で理解できないという謙遜表現。
- 定かではない: 自信がない、確信が持てない時。
「自分で調べろ」と言われないために！質問のコツ
敬語が完璧でも、質問の中身が「丸投げ」だと、相手をイラッとさせてしまうことがあります。「こいつはデキるな」と思わせる質問のコツを押さえましょう。
悪い例：「これ、どうすればいいですか？」（丸投げ）
これは相手にゼロから説明させることになり、時間を奪ってしまいます。「まずは自分で考えろ」と言われてしまう典型的なパターンです。
良い例：「ここまで調べたのですが、ここから先が不明で…」
「現状」と「何が分からないのか」を明確にします。
- ステップ1： まず自分でマニュアルや過去の資料を調べる。
- ステップ2： 「〇〇までは理解できたのですが、△△の部分が分からず…」と伝える。
- ステップ3： 「私は□□ではないかと考えているのですが、この認識で合っていますでしょうか？」と仮説を提示する。
ここまで準備して質問すれば、相手は「YES/NO」や不足部分の補足だけで済むため、快く教えてくれるはずです。
よくある質問
Q. 「分かりません」の謙譲語・丁寧語は？
A. 「分かりかねます」がよく使われますが、これは「（私の立場では）判断できない、答えられない」という拒絶のニュアンスが含まれることがあります。
単に知識がないことを伝えるなら「存じ上げません」や「勉強不足で申し訳ございません」などが適切です。
Q. 「存じ上げません」と「分かりかねます」の違いは？
A.
- 存じ上げません: 「知っているか、知らないか」の知識の有無について。「その件は存じ上げません（知りません）」
- 分かりかねます: 「判断できるか、できないか」や、婉曲的なお断り。「今後の予定については分かりかねます（判断できません）」
Q. 何度も同じことを聞く時の枕詞は？
A. 「度々（たびたび）申し訳ございません」「重ねての質問で恐縮ですが」「念のための確認となり恐縮ですが」といった言葉を添えると、丁寧な印象になります。
まとめ
ビジネスシーンで「やり方が分からない」ことは恥ずかしいことではありません。大切なのは、その伝え方です。
- 基本フレーズ: 「ご教示いただけますでしょうか」「ご指導いただけますでしょうか」
- 語彙の変換: 「やり方」→「手順」「方法」などに言い換える。
- 質問の姿勢: 「どこまで分かっているか」を伝え、丸投げしない。
これらのポイントを意識するだけで、あなたの評価は「仕事ができない人」から「熱心で丁寧な人」へと変わるはずです。分からないことは素直に、かつスマートに聞いて、確実に業務を遂行していきましょう。
